Hace unos días uno de mis clientes me hizo esta pregunta ¿Cómo puedo controlar mi tiempo?
Y claro, a veces pensamos que podemos controlar el tiempo … pero NO, la verdad es que no podemos controlar el tiempo y pensar que lo lograremos podría estar en contra de crear una mentalidad de crecimiento.
La pregunta es entonces ¿Cómo Gestionar mi Tiempo?
Y aunque muchísimo se habla sobre el tema, no es tarea simple, así que en tanto esta sesión de Coaching con mi cliente nos dejó algunos aprendizajes, quise también compartir contigo, algunas ideas para mejorar la gestión del tiempo, y un plan de acción de los comportamientos a cambiar plasmando nuestras prioridades en una sola agenda.
Primero analiza:
- Cuáles son los principios que se aplican en la gestión del tiempo,
- Los ladrones de tu tiempo,
- Qué hacer cuando estamos “flapsi hapsi”, o apurados
Detente a pensar:
- Cómo organizar la matriz de la gestión del tiempo, y
- finalmente cómo operativizar nuestra misión haciendo que el reto sea factible
Sobre el tiempo como recurso a ser gestionado
Peter Drucker dijo que “nada distingue tanto a un directivo eficaz como su amor al tiempo, y gestionarlo es un arte que puede hacer la diferencia”.
Porqué gestionar el tiempo es gestionar la propia vida, y es fundamental para liderar a otros.
Cada uno tiene su experiencia subjetiva de lo que es realmente el tiempo y el paso del tiempo. Hay personas para las que el tiempo corre más rápido que para otras, y eso es algo a tener en cuenta a la hora de dirigirlas.
El tiempo de calidad depende de nuestra vitalidad interna, de la calidad de nuestros motivos, y de los motivos que nos mueven a la acción. Y es el tiempo de calidad el que nos lleva hacia la misión que nos hemos propuesto.
El tiempo es un recurso atípico (que ni se compra ni se vende), equitativo, inelástico, indispensable, insustituible e inexorable. Pero cada uno lo utiliza de forma distinta.
El primer paso será saber cuáles son nuestros objetivos vitales y empresariales. Es importante saber hacia dónde vamos, qué es lo que vamos a hacer, y qué es lo que queremos conseguir.
Algunos principios de gestión del tiempo son:
- La regla del 80-20: el 20% de nuestro tiempo nos da el 80% de nuestros resultados (y al revés), por lo que has de tener en cuenta que solo serás imprescindible ese 20% del tiempo
- Define el tiempo de duración de tus tareas
- Define periodos de “no molestar”
- Segmenta tus actividades
- Programa reuniones contigo mismo
- No te interrumpas
- Limita tu perfeccionismo
- Sé consciente del valor de tu tiempo
A observar en la gestión del tiempo
La primera causa de los ladrones de tiempo somos nosotros mismos, con nuestra mala gestión y con nuestros hábitos. Pero si el culpable somos nosotros, la buena noticia es que podemos cambiar: hay que trabajar en los ladrones internos.
A veces se confunde dirigir con improvisar, pero en vez de marionetas deberíamos ser directores de orquesta.
El “flapsi hapsi” es lo que sucede cuando el cerebro está sobrecargado, y es incapaz de distinguir entre lo importante y lo trivial. Algunos trucos para no caer en él y poner orden racional en las tareas por hacer son:
- Apuntar en una lista las cosas que quedan por hacer. Eso nos dará una visión global que influirá en nuestro control de la situación
- Tener un plan preparado para el próximo periodo
- Autodiagnosticar la asignación de tiempos
- Planear el tiempo libre para descansar
- Parar, rehacer la agenda y volver a empezar a llevar las riendas de nuestro tiempo, y por tanto, de nuestra vida
Gestionar el tiempo
Solemos estar concentrados en plazos muy cortos, administrando crisis. Pero para gestionar mejor nuestro tiempo deberíamos:
- Conocer mejor nuestros biorritmos: son diferentes en cada uno
- Mayor flexibilidad horaria en los tiempos de entrada y salida
- Perder menos tiempo en lo que no es importante
- Y uno de los temas fundamentales es ¿Cómo operativizar nuestra misión? Una buena opción es integrar todas nuestras diferentes trayectorias (profesional, familiar, personal y social) en una sola agenda que lo incluya todo.
Finalmente, recuerda siempre el decálogo de la gestión del tiempo:
- Reserva una franja horaria para ordenar el día
- Dedícate a lo importante (porque el tiempo es limitado)
- Lleva una agenda ordenada y pásala cada día
- Determina las prioridades de los distintos roles (madre, mujer, hija, esposa, etc)
- Aprende a decir que no
- Distingue lo importante de lo superfluo
- Delega lo delegable
- Sé realista a la hora de determinar el tiempo
- Vive tiempo de calidad
- Reserva tiempo de silencio (para tu crecimiento personal y para estar en paz)
Espero que estos tips que te hayan enseñado a organizarte. Si deseas contactarme no dudes en llenar el siguiente formulario.
* Material tomado y adaptado del IESE
