Hay una razón por la que muchos de nosotros tenemos la pesadilla recurrente en la que de repente nos damos cuenta de que tenemos que realizar un examen para el que no estudiamos. Es porque a nadie le gusta sentirse desprevenido.

Y esa ansiedad se extiende a muchas facetas de nuestras carreras. Nadie quiere quedarse pensando en una respuesta frente a un cliente o un jefe, o quedarse tartamudeando en una entrevista de trabajo o en un evento de networking. La solución, por supuesto, es acudir a todas las conversaciones y presentaciones sintiéndose eminentemente preparado.

Es más fácil decirlo que hacerlo, lo entiendo. Pero en este artículo, que resumo de los profesores de Kellogg, te doy consejos sobre cómo estar preparado para varias situaciones profesionales comunes (y tal vez incluso para ese examen de cálculo de tus sueños).

1. ¿Cómo prepararse para una presentación?

Dependiendo de la frecuencia con la que las hagas, las presentaciones de negocios pueden parecer rutinarias o que provocan ansiedad. Pero no importa en qué extremo del espectro te encuentres, debes asegurarte de prepararte correctamente para cada una de ellas.

Y eso no significa sólo centrarse en la entrega final o en cómo te moverás por la sala. Debes asegurarte de haber perfeccionado el punto principal que quieres compartir, haber recopilado los datos correctos para respaldarlo y haber dejado tiempo para incorporar comentarios de las partes interesadas clave.

«Realmente deberías dedicar tu tiempo antes de la reunión a pensar en tu audiencia, desarrollar una recomendación clara y encontrar una historia clara y lógica»

Es imperativo que primero descubras la historia que quieres contar. Todo debe surgir del objetivo o recomendación que estás tratando de transmitir. Una vez que hayas determinado eso, utiliza datos para respaldar los puntos importantes que conducen a esa recomendación, asegurándote de que cada punto conduzca lógicamente al siguiente, hasta llegar a la recomendación final.

«Lo que estás tratando de encontrar es una historia que cuentas página por página, de un punto al siguiente»

2. ¿Cómo prepararse para un evento de networking?

Preparar tu historia con anticipación también es crucial en este ámbito: el networking.

Ya sea en un evento formal de networking o en una reunión social informal, es casi seguro que te harán una de las preguntas más comunes de la vida: «¿A qué te dedicas?» Por lo tanto, es mejor que estés preparado con una respuesta que capte la atención de la gente y aproveches la oportunidad al máximo.

Te recomiendo considerarlo como el “tráiler de una película”. Necesitas ir más allá de la simple respuesta: “Soy ingeniero”, estar lo suficientemente perfeccionado y convincente como para atraer a las personas y que quieran saber más de tí.

Por ejemplo, si eres el dueño de una empresa puedes decir.. “Dirijo una empresa llamada Sales Engine. Ayudamos a las empresas a construir y ajustar su motor de ventas”. En dos frases ya diste el nombre de la empresa, tu cargo y el objeto del negocio.

Y al igual que el avance de una película real que se edita dependiendo de si aparece antes de una película de acción o de una comedia, debes tener algunas versiones de tu historia listas, dependiendo de tu audiencia. Necesitas tener una versión más técnica para alguien de tu industria en lugar de una más general que use en contextos sociales, por ejemplo.

3. ¿Cómo prepararse para una negociación?

Trabajar para tí mismo a medida que avanzas en tu carrera significa sin duda tener que negociar: un ascenso, una oferta salarial, una oportunidad de desarrollo profesional, etc. Y negociar requiere preparación.

Esto es aún más cierto en el caso de las mujeres. Las mujeres a menudo tienen que defenderse de su “crítico interno” que dice que no están preparadas o no son dignas de una oportunidad específica. Prepararse con anticipación genera confianza para mantener a raya a ese crítico.

Prepararse para una negociación significa asegurarse de poder expresar por qué es el único que puede ayudar a la empresa donde trabajas (o a un futuro empleador) con las necesidades comerciales apremiantes. Incluso si no terminas obteniendo lo que deseas en esa negociación en particular, presentar un caso sólido sobre el valor que puedes aportar puede resultar rentable de todas maneras. Quizás tu jefe decida brindar tutoría o tenerte en cuenta para una oportunidad en el futuro.

Y, debido a que la preparación es tan clave para las negociaciones, te recomiendo pedir más tiempo si una conversación te toma desprevenido. Si, por ejemplo, tu jefe te detiene en el pasillo para discutir un nuevo rol en la empresa (uno que nunca antes había considerado), solicita la oportunidad de volver a reunirse antes de sumergirte en la negociación.

4. ¿Cómo prepararse para una conversación con el director ejecutivo?

Aunque, las conversaciones improvisadas en el pasillo con los líderes superiores deberían tener su lugar, si puedes aprovecharlas, podrás mostrarte a ti mismo y a tu equipo bajo una buena luz.

Dado que el tiempo con un director ejecutivo siempre es escaso, es importante estar preparado para aprovechar al máximo una oportunidad espontánea para conversar.

“Cada vez que estás frente al CEO o al C-suite, te juzgan, conscientemente o no”. Las interacciones ejecutivas que hayas tenido a lo largo de los años dirán mucho sobre qué tan concentrado estás, tu madurez percibida, qué tan claro eres en tus comunicaciones, cuánto control tienes sobre el negocio y, en última instancia, por ejemplo si te ascienden o no.

Entonces, ¿cómo te preparas para un encuentro casual? Te recomiendo mantener una lista de viñetas con las cosas más importantes que quieres decir, en tu cabeza, que puedas recitar rápidamente. Estas deben incluir una descripción general de tu departamento, datos clave para respaldar esa descripción general y una idea de cómo te relacionas con la empresa en su conjunto. También ayuda tener algunas de tus propias ideas creativas en reserva para mostrar cómo se puede contar contigo para impulsar el negocio.

Una vez que tengas tu lista de viñetas, practica repitiéndolas para que, cuando surja la oportunidad, puedas recitarlas con fluidez y confianza.

5. ¿Cómo prepararse para un “segundo acto” después de ascender en la carrera profesional?

Muchas personas tienen un plan claro sobre cómo quieren que sea su carrera y, con una preparación cuidadosa, pueden hacer realidad ese plan.

Pero a medida que cambian los intereses y las circunstancias personales, también pueden cambiar los objetivos profesionales de una persona. Quizás estén preparados para un horario más indulgente, o sus hijos hayan crecido, por lo que ya no tendrán que preocuparse por alimentar sus cuentas de ahorro para la universidad y preferirán ocuparse de un tipo diferente de legado.

«Cada vez más ejecutivos llegan a un punto en sus vidas en el que se dan cuenta de que todavía les queda mucho tiempo (tal vez diez o veinte años más de trabajo) y deciden crear el siguiente capítulo. Quieren tener un impacto mayor y estar alineados con algo que les apasiona y que encuentran significativo».

Por ejemplo, si has salido de una posición en una gran empresa, en lugar de simplemente apresurarte a postularte para más trabajos como el que has dejado, toma tiempo para reflexionar y prepararte para tu segundo acto. Considera qué es lo que realmente has disfrutado más en tus trabajos anteriores, qué es más importante para ti en ese momento de tu vida y dónde sientes que puedes agregar más valor.

Con esa nueva dirección en mente, puedes explorar tu vena emprendedora liderando una startup. Puedes unirte a juntas directivas corporativas y finalmente encontrar tu siguiente camino a seguir.

Este tipo de preparación a través de la autorreflexión es clave. “Se trata de reconocer tus habilidades, fortalezas, valores y pasiones, y encontrar lo que se une a todo esto para iniciar en esta nueva fase de tu vida. Cuanto más claro tengas de cómo estás preparado para este paso, más éxito tendrás”.

Escrito por Emily Stone editor senior de Kellogg Insight y adaptado para este artículo.